Workflow là gì?

Chúng ta hoàn toàn có thể phân tách bóc nghĩa của Workflow ra làm 2 phần: “work” trong giờ Anh tức là công việc, làm cho việc. Còn “flow” là sự việc chảy qua, sự rã tràn,... Flow đi chung với Work, đọc nôm na chính là luồng công việc, hay còn gọi là quy trình công việc.

Bạn đang xem: Workflow là gì

Khái niệm Workflow là gì rất có thể bắt nguồn từ Frederick Taylor và Henry Gantt - nhị kỹ sư cơ khí vào thời điểm đầu thế kỷ 20, những người đã tìm cách nâng cao hiệu trái nền công nghiệp. Các bước của bọn họ dẫn mang đến các phân tích về thời hạn và gửi động, giám sát thời nhân viên phải kết thúc một trách nhiệm hoặc một loạt những nhiệm vụ để tìm biện pháp loại bỏ hoạt động dư thừa hay lãng phí. Vày đó xác định một quy trình mà nhân viên nên tuân theo nhằm thực hiện các bước của họ hiệu quả nhất bao gồm thể.

Một Workflow gồm một mô hình chuyển động kinh doanh được kết hợp và lặp lại, được kích hoạt vày tài nguyên có khối hệ thống thành các quy trình biến hóa vật liệu, cung ứng dịch vụ hoặc xử lý thông tin. Nói một cách đơn giản nhất, Workflow bao gồm là công việc liên quan đến quá trình ngừng công việc.

Workflow rất có ích để đảm bảo an toàn rằng các quy trình đặc biệt được thực hiện đúng chuẩn mọi lúc. Ví dụ, chúng ta có thể muốn khẳng định Workflow cho nhân viên mới để bảo đảm rằng toàn bộ nhân viên mới giành được thông tin, chế độ và khoáng sản họ cần để triển khai công việc.

Đến đây chắc chắn rằng bạn đã cầm cố được “Workflow là gì” rồi đề nghị không nào? bây chừ chúng ta hãy thuộc nhau tìm hiểu về ích lợi và phương pháp xây dựng Workflow hiệu quả trong doanh nghiệp.

Lợi ích của Workflow

*

1. Giúp cải thiện hoạt động kinh doanh

Bằng cách xác định quá trình và trình tự cố gắng thể cần thiết để chấm dứt một nhiệm vụ, chúng ta cũng có thể cải thiện hoạt động kinh doanh bằng phương pháp đảm nói rằng công bài toán được kết thúc bởi những người dân phù hợp, theo đúng thứ tự và trong một khung thời gian xác định.

Một Workflow có thể có thiết kế cho một bạn hoặc cho một nhóm người tất cả vai trò và được phân công phụ thuộc vào vào nhau để kết thúc dự án. 

Ví dụ: Sau đó là một Workflow đơn giản mô tả quá trình phê duyệt văn bản trong hướng dẫn setup phần mềm:

1) Một nhà kỹ thuật khắc ghi các hướng dẫn thiết đặt dựa trên thông tin được thu thập từ các chuyên viên về chủ đề.

2) tư liệu được gửi đến các chuyên gia đối tượng giúp xem xét.

3) bạn viết kết hợp những đổi khác dựa trên phần đa đánh giá.

4) tài liệu được nhờ cất hộ để chu đáo cuối cùng.

5) tài liệu được phê phê duyệt hoặc tự chối.

6) giả dụ bị trường đoản cú chối, fan viết sẽ sửa đổi phiên bản nháp với gửi lại.

7) nếu như được chấp nhận, tài liệu sẽ được cho xuất bản.

Chính việc trực quan tiền hóa các quy trình này vẫn giúp cho khách hàng của bạn công dụng hơn.

2. Sa thải các quy trình và chuyển động dư thừa

Các doanh nghiệp khởi nghiệp thường bé dại và bao gồm ít quy trình cũng tương tự ít hoạt động hơn so với những doanh nghiệp trưởng thành và cứng cáp hơn. Sử dụng sơ vật Workflow và cập nhật chúng khi công ty phát triển hoàn toàn có thể giúp bạn dễ dãi phát hiện các khoản dư thừa tốt hơn là chỉ dễ dàng và đơn giản quan gần cạnh và nỗ lực theo dõi Workflow bởi mắt.

Việc triển khai cai quản Workflow vào các vận động hàng ngày của bạn có thể chấp nhận được bạn xem toàn bộ hoạt động từ đầu đến cuối. Cùng nó trở nên dễ ợt hơn cho chính mình để phối hợp các đổi khác cải thiện quy trình thao tác làm việc và đào thải các bước, vài trò cũng tương tự các chuyển động khác không cần thiết.

3. Giảm ngân sách chi tiêu hoạt động

Một sơ đồ vật Workflow rất có thể giúp bạn xác minh các thực tiễn tốt nhất và hợp lí hóa các hoạt động kinh doanh. Khi những quy trình được sắp đến xếp hợp lý và phải chăng và các bước được chấm dứt nhanh hơn, các bạn sẽ cần ít tài nguyên rộng để ngừng công việc. 

Điều này rất có thể giảm chi phí khi lợi nhuận của doanh nghiệp tăng lên vì các bạn vẫn có thể đáp ứng các mục tiêu tương tự như các phương châm tương từ với không nhiều tài nguyên hơn.

4. Nhanh chóng phản hồi các vấn đề

Vào những năm 90, phần mềm thống trị công việc Workflow được tạo ra để thay thế các sơ thiết bị quy trình thao tác trên giấy. Những sơ đồ dựa vào điện tử có thể được lưu trên máy tính xách tay và được update với một vài cú nhấp chuột. 

Đến năm 2005, các hệ thống thống trị quy trình thao tác làm việc dựa trên ứng dụng đã trở nên khỏe mạnh hơn cùng với việc bổ sung cập nhật các công cụ mô hình hóa và quá trình nghiệp vụ (BPMN).

Việc đưa Workflow và quy mô hóa những tác vụ kinh doanh vào các hệ thống dựa trên phần mềm giúp người cai quản dễ dàng thay đổi sơ đồ dùng hơn với phản ứng cùng với các chuyển đổi chỉ bởi vài cú click chuột.

5. Tự động hóa hóa những quy trình

Workflow quá trình kinh doanh giúp cho bạn thấy hoạt động của mình được tự động hóa hóa. 

Ví dụ: Quy trình chăm lo khách hàng rất có thể được kích hoạt một số hành vi nhất định, ví dụ như email và các ưu đãi sệt biệt, sẽ khuyến khích khách hàng mua lại. Loại tự động hóa này hoàn toàn có thể giải phóng nhân viên bán hàng để triệu tập vào việc tìm và đào bới kiếm quý khách hàng mới cùng để các nhân viên chăm lo khách hàng giải quyết vấn đề mà quý khách có thể gặp gỡ phải.

Workflow có thể giúp chúng ta xem nơi tự động hóa những tác vụ đơn giản và dễ dàng như gửi những mục quá trình từ một nhân viên cấp dưới tới người tiếp theo sau trong một quy trình yêu cầu các người dứt các nhiệm vụ ví dụ theo một đồ vật tự nỗ lực thể. Auto hóa giúp dễ dàng phân tích chuyển động kinh doanh, xem xu hướng, sẵn sàng cho khủng hoảng và lập kế hoạch mở rộng.

Làm cố gắng nào để xác định Workflow?

Vì mỗi công ty lớn là khác nhau, sẽ rất khó nhằm phân tích cụ thể từng bước, tuy vậy thực tế, các bạn sẽ trả lời các thắc mắc sau để khẳng định Workflow:

- Doanh nghiệp bạn đang làm gì? Những các bước cốt lõi tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp của bạn? vấn đề tạo doanh thu bắt đầu và chấm dứt như thay nào? Đối với một vài doanh nghiệp, quy trình bán sản phẩm là ưu tiên mặt hàng đầu, đối với những công ty khác, tiếp tế hoặc mua hàng là bước đầu tiên tiên. 

- họ làm điều đó như vắt nào? Để kết thúc công việc, quá trình được triển khai là gì? Hãy ghi lại mọi trách nhiệm tạo ra công dụng cuối cùng trong mỗi nghành nghề dịch vụ bạn đã khẳng định trong những bước đầu tiên tiên. 

- trên sao bọn họ làm điều đó? Kiểm tra từng bước nhỏ tuổi hơn. Nếu không tồn tại câu trả lời cho câu hỏi tại sao, thì chắc rằng bạn đang có tác dụng một việc nào đấy hoàn toàn lãng phí thời gian và tài nguyên. 

- Những thành phần nào làm cho gì? Workflow luôn luôn luôn chuyển từ tín đồ này sang người khác với từ bộ phận này sang thành phần khác. Ví dụ, khi buôn bán hàng, đại diện bán sản phẩm của chúng ta nhận được đơn đặt đơn hàng từ khách hàng. Bây giờ, nhân viên kho của bạn phải vẽ cùng đóng gói solo đặt hàng. Nhân viên cai quản tài khoản đang theo dõi thanh toán,...

- mọi người làm gì? Để dứt một nhiệm vụ, những cách nào được yêu mong từ mỗi nhân viên tạo thành một trong những phần của tiến trình làm việc? vì sao họ làm điều đó, và những ích lợi là gì?

7 cách để tạo workflow hiệu quả

*

Bước 1: xác minh nguồn dữ liệu ban sơ của bạn

Để kiến thiết và nâng cao một workflow, đầu tiên bạn buộc phải hiểu phương pháp hoạt động vui chơi của quy trình công việc này hiện nay tại như thế nào. Đây là 1 workflow được cai quản bằng bản thảo giấy tốt được cai quản bằng tiên tiến nhất và chủ thể email. Các tác vụ được thực hiện bởi ai cùng được phê duyệt thông qua ai?

Các mối cung cấp dữ liệu tạo cho một quy trình quá trình không chỉ số lượng giới hạn ở những biểu mẫu và quy trình vận hành mà còn bao hàm những fan tham gia vào quá trình hiện tại. Trước lúc tạo workflow đến một các bước cụ thể, hãy bàn thảo với những người tham gia quá trình để search ra các vấn đề họ gặp gỡ phải khi sử dụng cách thức hiện tại.

Bước 2: Liệt kê các nhiệm vụ rất cần phải hoàn thành

Một workflow đơn giản thường có cấu trúc là một chuỗi những nhiệm vụ liên tiếp nhau. Trong những khi một workflow phức hợp sẽ có cấu tạo như một dạng biểu đồ với rất nhiều chuỗi nhiệm vụ tuy vậy song hoặc liên kết với nhau. 

Vì vậy, bạn phải ghi nhận rõ về các nhiệm vụ, cấu tạo nhiệm vụ và những tài liệu hay biểu mẫu mã nào sẽ tiến hành trao thay đổi trước khi bạn thiết kế một workflow.

Bước 3: xác định người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ

Một khi chúng ta đã nắm rõ về cấu trúc và thực chất của nhiệm vụ, hãy xem xét những người dân nào vẫn tham gia vào các bước làm việc. Một số nhiệm vụ tất cả thể tự động hóa chuyển sang bước tiếp theo, trong khi những trọng trách khác rất có thể phải được ai kia phê chăm chú hoặc lưu ý trước khi tiến hành bước tiếp theo.

Lưu ý liệt kê toàn bộ các mặt liên quan, trách nhiệm rõ ràng của chúng ta và đều thông tin mà người ta yêu ước để triển khai nhiệm vụ nhanh chóng. Phụ thuộc vào đó, bạn xác minh vai trò ví dụ của từng fan và tùy chỉnh trách nhiệm mang lại từng nhiệm vụ.

Bước 4: chế tác sơ đồ tiến trình làm việc

Khi đang hoàn thành các bước trên, bạn có thể bắt đầu tổng quát sơ đồ vật quy trình công việc của mình. Bằng phương pháp tạo sơ đồ tiến trình công việc, chúng ta có thể biểu diễn quy trình các bước một phương pháp trực quan dễ hiểu.

Nếu các bạn không thạo với việc mô hình hóa tiến trình làm việc, hãy lựa chọn 1 công cụ quản lý quy trình công việc đơn giản có thể chấp nhận được bạn tạo quy trình công việc bằng cách sử dụng những công cố kéo với thả. Lựa chọn 1 công cụ thân mật với bạn dùng, đầy đủ linh hoạt để vẽ một quy trình quá trình là phiên bản kỹ thuật số của quy trình thao tác làm việc trên giấy bất kể quy trình đó tinh vi đến đâu.

Bước 5: soát sổ quy trình công việc bạn đã tạo

Nhưng đó chỉ là nhận xét chủ quan tiền của bạn. Các bạn chỉ thực sự biết được một workflow có quản lý và vận hành tốt hay không nhờ vào quy trình kiểm tra workflow.

Bạn đã cần đến việc hợp tác của những người gồm vai trò vào quy trình làm việc này với chạy một công tác thử nghiệm. Điều này để giúp đỡ bạn khẳng định được những vụ việc còn tồn tại, những bước nào là cần thiết và những cách nào đề xuất loại bỏ. Thu thập phản hồi của mọi người và sửa đổi, cải thiện quy trình sao cho công dụng nhất.

Bước 6: đào tạo nhóm của bạn về quy trình thao tác làm việc mới

Workflow của bạn có thể hoạt động rất trôi chảy, nhưng do đó cũng không đủ. Thường mọi bạn đã quen thuộc với workflow cũ và siêu ngại phải biến hóa theo một phương thức mới.

Một chương trình đào tạo xuất sắc sẽ sa thải sự lừng chừng của mọi bạn và góp họ từ tin áp dụng workflow mới. Share quy trình tạo ra workflow và các sơ đồ dùng workflow của các bạn sẽ giúp các học viên giành được một bức tranh trực quan xuất sắc hơn về quy trình công việc và hiểu rõ về vai trò của bản thân mình trong workflow đó.

Bước 7: triển khai quy trình thao tác làm việc mới

Khi chúng ta đã xong xuôi giai đoạn thử nghiệm với đào tạo, workflow của người tiêu dùng đã sẵn sàng chuẩn bị để được triển khai. Giữ ý, giỏi hơn không còn là áp dụng quy trình thao tác cho một nhóm nhỏ tuổi và bình chọn xem nó chuyển động như vắt nào vào một khoảng thời hạn xác định. Tùy nằm trong vào kết quả, bạn cũng có thể tiếp tục áp dụng workflow và chia sẻ nó với toàn bộ tổ chức của bản thân mình hoặc rút lại workflow để điều chỉnh.

Tạm kết

Một Workflow tinh gọn sẽ thực hiện ít khoáng sản lực lượng lao động, thời gian và sức lực nhất rất có thể để chế tạo ra ra kết quả mong muốn. Điều đó có nghĩa là bạn không mất một ounce chất lượng hoặc định hướng dịch vụ. Ngược lại, nó được cho phép nhân viên của công ty tập trung vào các nhiệm vụ đặc biệt quan trọng nhất đối với bạn và khách hàng của bạn.

Xem thêm: Lý Thuyết Sinh Học 6 Bài 44: Sự Phát Triển Của Giới Thực Vật

Các bước tạo ra một workflow quả là vấn đề không đơn giản. Hơn nữa, technology kỹ thuật số cải tiến và phát triển từng ngày buộc bạn phải cập nhật và cai quản một quy trình các bước theo cách chuyên nghiệp hóa và hiệu quả nhất để không bị bỏ lại phía sau cuộc đua về công nghệ. 

Hy vọng nội dung bài viết đã giúp chúng ta nắm bắt được workflow là gì? Và giải pháp xây dựng một workflow hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn.

*

Kanban là gì? Cách ứng dụng Kanban trong làm chủ công việc

Kaizen là gì? vai trò của Kaizen trong quản ngại trị doanh nghiệp

Review 10 ứng dụng quản lý các bước cho team nhóm với cá nhân miễn phí, tác dụng nhất